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關于廣告印刷品管理工作
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                                                                        /采購二組:劉濤

    二組的日常工作中,在納入采購二組采購工作之前,印刷品的制作采購一直沿用營銷策劃中心設計,然后再對長期合作的印刷公司進行詢價、簽訂合同、交付制作。

    考慮到印刷品的制作專業性比較強,將印刷品完全按照其他物品采購的流程進行管理不是很合適,經采購小組各副組長和組長討論后,對于之前的印刷品采購流程進行適度的調整,采用的方法基本上可以概括為:印刷品制作信息及實物備案制。

一、具體的調整內容如下:

1、增加新的印刷品制作合作單位:

    世貿及肯同本部的各類廣告印刷品制作,在20135月份之前,一直由世貿營銷策劃中心選擇的兩家固定合作單位進行印刷制作服務,這兩家合作單位(以下簡稱A1A2)營銷策劃中心給予的評價是:對世貿情況熟悉,送貨迅速,印刷質量及服務較好。但有時會對市場價位行情缺乏了解。

    20135月份,采購組建議增加2-3家新的合作單位,營銷策劃中心與計核督查中心,對新的業務單位進行了招標、篩選,經過相互溝通,共有6家單位應標并參與報價,經過考察比較初步確定其中3家進行試用(以下簡稱B1B2B3

2、  增加印刷品制作明細上報制度:

    每月月初,由營銷策劃中心內勤將上月各類印刷品制作明細表上報采購組進行備案,明細表上要詳細注明印刷品制作日期、類別、名稱、尺寸、材質、制作數量、單價及制作公司、使用部門等信息,采購組根據情況可以隨時進行抽查復核。

3、  增加印刷品成品備案制度:

    從20136月份開始,營銷策劃中心在每一種印刷品制作完成并入庫后,選取一份印刷品成品和印刷品合同復印件交計核督查中心督查處備案,以利于對價格的抽樣核查和印刷品制作工藝的對比。督查處由專人對于印刷品樣品進行存檔管理。

 

二、調整后的工作進展:

1、采購成本降低:

    常規同等規格印刷品,在質量基本一致的情況下,新公司的報價比之前合作單位報價整體降低了近35%,經過20136月份的合作,同等規格的產品降價明顯,例如:

備注:數據選自印刷品明細賬

2、新業務單位的不足:

日期

類別

物料名稱

尺寸

材質

單位

單價(元)

降低比率

數量

印刷公司

使用部門

 

1.4

彩色

金街單頁

420*285

200克銅版

0.45

 

2000

A1

內鄉

6.1

彩色

皇家碧岸單頁

420*285

200克銅版

0.27

40%

4000

B3

內鄉

6.7

彩色

金街單頁

420*285

200克銅版

0.26

42%

7000

B2

內鄉

4.27

彩色

特價單頁

420*285

90克銅版

0.185

 

65000

A2

商戶中心

7.16

彩色

特價單頁

420*285

90克銅版

0.15

19%

35000

A1

商戶中心

新公司制作價格與原合作單位制作價格對比整體下幅比例:

35%

 

    新印刷品制作單位經過6月份的試用,在印刷紙張、工藝、送貨的及時程度在個別時侯不能完全滿足需求,因初步合作,新單位對于世貿的工作流程也不夠熟悉,增加了許多溝通成本,針對這些問題,營銷策劃中心已經與新單位業務人員進行了多次溝通,對于仍不能達到公司要求的新單位(B1)予以淘汰,終末選擇B2B3進一步試用。

3、對于原合作單位的帶動:

    對于原有兩家合作單位,6月份停止合作了一個月,經過新公司的引入,原業務單位因為我公司良好的信譽和長期合作關系,也表示希望繼續合作,并主動降低價格,在保證質量、合理價格的情況下,因7月份印刷工作需要分配了少量的業務(A1)。

 

三、關于印刷品采購管理的總結:

    經過此次調整,降低了公司各宣傳品的印刷制作成本,在選擇業務單位時又有了更多的選擇,可以根據時間,印刷工藝難度、物料的輕重緩急,結合各印刷單位的優勢,來選擇適用的公司。

    采購組將會結合營銷策劃中心、計核督查中心,根據以后印刷品采購工作的進展情況,對于采購流程進一步完善。

 

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